Regels in organisaties: tussen houvast en verstikking

Regels zijn overal. Ze structureren ons werk, waarborgen kwaliteit en veiligheid, en zorgen voor gelijkheid. Maar wanneer slaat die behoefte aan structuur om in verstikking? Professionals in alle sectoren worstelen met deze spanning: te veel regels belemmeren initiatief en creativiteit, te weinig leidt tot chaos en willekeur. De kunst is om de juiste balans te vinden tussen regels en de nodige ruimte – de rek – om maatwerk te leveren en menselijkheid te tonen.

De regel-ruimteparadox

De kern van het vraagstuk ligt in wat wel de regel-ruimteparadox wordt genoemd: ruimte ontstaat juist door begrenzing. Heldere kaders bieden rust en duidelijkheid, als context waarbinnen creativiteit kan floreren. Maar met de beste intenties hebben we steeds complexere systemen opgetuigd voor het maken en bewaken van regels, die steeds minder ruimte bieden voor de noodzakelijke flexibiliteit.

De risico-regelreflex

Politicoloog Margo Trappenburg muntte het begrip al een decennium geleden: de risico-regelreflex. De Pavlov-reactie van bestuurders om na elk incident reflexmatig met meer regels te komen. De illusie van volledige maakbaarheid. Het resultaat? Een zich steeds verder uitdijende lavastroom aan controle, beheersing, protocollen en procedures die professionals verstikt in bureaucratie.

De tegenbeweging: minder is meer

Tegenover de regelreflex staat een beweging die juist pleit voor drastische versimpeling. Niet om regels af te schaffen, maar om medewerkers meer ruimte te geven voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Deze benadering gaat uit van vertrouwen in plaats van controle, van principes in plaats van protocollen.

Deze tegengestelde benaderingen – meer regels versus minder regels – lijken onverzoenbaar. Toch delen ze een fundamenteel inzicht: het gaat niet om de hoeveelheid regels, maar om hun doel en werking. De cruciale vraag is altijd: wat proberen we eigenlijk te regelen? En bereiken we dat er ook mee?

Ongeschreven regels: de verborgen kracht

Naast formele regels bestaat er een tweede laag die minstens zo bepalend is voor het functioneren van organisaties: de ongeschreven regels. Deze terugkerende patronen bepalen hoe we echt werken, wat wel en niet bespreekbaar is, wie het voor het zeggen heeft. Ze vormen het hart van de organisatiecultuur en zijn moeilijk te veranderen – maar wie ze zichtbaar maakt, kan ze ook beïnvloeden.

Regels in verschillende werelden

De uitdaging van regels speelt in vrijwel elke context, maar de invulling verschilt sterk per vakgebied. In het onderwijs gaat het om klassenmanagement en gedragsafspraken. In de zorg om kwaliteit en veiligheid versus administratielast. In het recht om de juridische functie en grenzen van regelgeving. Elk domein kent zijn eigen regeldilemma's.

Deze variatie illustreert dat regels contextgebonden zijn. Wat in de ene cultuur of organisatie werkt, kan elders verstikkend of juist te vrijblijvend zijn. De kunst is om regels af te stemmen op de specifieke situatie en waarden van de organisatie.

De audit society: controle op controle

We leven in wat wordt genoemd de 'audit society': een wereld van accreditaties, audits, verantwoordingsrapportages, kwaliteitssystemen en checklists. Een derde partij beoordeelt of organisaties aan normen voldoen. Het probleem? Deze systemen zijn vaak gericht op summatieve toetsing – slaag je voor het examen? – in plaats van formatieve feedback waarvan organisaties kunnen leren.

Zeven strategieën voor meer ruimte

Wie op zoek is naar meer speelruimte binnen de regels, kan kiezen uit verschillende benaderingen. Het draait om creativiteit in het toepassen van bestaande kaders, niet om het negeren ervan. Door bewust te spelen met tijd, volume, perspectief en maatwerk ontstaat ruimte zonder dat het broodnodige houvast verdwijnt.

Wie draagt verantwoordelijkheid?

Een cruciale vraag bij regeldruk is: wie kan hier iets aan doen? Veel professionals voelen zich machteloos tegenover het systeem. Ze denken dat regels van bovenaf worden opgelegd en dat zij daar niets aan kunnen veranderen. Maar juist deze houding bestendigt de situatie. Verandering begint bij het besef dat je zelf keuzes maakt in hoe je met regels omgaat.

De succesvolle aanpak van regeldruk vraagt om een cultuuromslag. Van slachtofferrol naar eigenaarschap. Van 'het mag niet' naar 'hoe kan het wel'. Van angst voor fouten naar leren van experimenteren. Deze verschuiving ontstaat niet door nieuwe regels, maar door leiderschap dat ruimte durft te geven.

Praktisch aan de slag

De theorie is mooi, maar hoe ga je morgen anders aan het werk? Het begint met bewustwording. Welke regels belemmeren je werk echt? Wat is hun bedoeling? Bereik je die ook? En waar zit de rek? Door deze vragen systematisch te stellen en te beantwoorden, ontstaat inzicht in waar ruimte te vinden is.

Belangrijk is ook om de 'beren op de weg' te herkennen. Dat kunnen persoonlijke beren zijn (angst voor fouten), organisatieberen (hiërarchie), sturingsberen (KPI's) of relatieberen (politieke gevoeligheid). Elk type beer vraagt om een eigen verjaagmethode. Sommige blijken knuffelberen, andere grizzlyberen die échte actie vereisen.

De toekomst: principes boven protocollen

De grote vraag voor de komende jaren is of we de omslag kunnen maken van een regelgedreven naar een waardengedreven samenleving. Van protocollen naar principes. Van controle naar vertrouwen. De coronacrisis heeft laten zien dat de samenleving een grote mate van eigen verantwoordelijkheid aankan. Durven bestuurders dit vertrouwen vast te houden?

Tot slot: de kunst van het balanceren

Het vraagstuk van regels kent geen eenvoudige oplossing. Elke organisatie, elk team, elke professional moet telkens opnieuw de balans vinden tussen houvast en ruimte. Tussen structuur en flexibiliteit. Tussen gelijkheid en maatwerk. Dat vraagt moed: de moed om gekoesterde regels ter discussie te stellen, maar ook de moed om nieuwe kaders te durven stellen waar nodig.

De kunst is om regels te zien als middel, niet als doel. Om te blijven vragen naar de bedoeling. Om ruimte te durven nemen waar die er is, en ruimte te durven geven aan anderen. Want uiteindelijk gaat het er niet om óf we regels hebben, maar hoe we ermee omgaan. En daarin kunnen we allemaal, elke dag opnieuw, bewuste keuzes maken.